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title: Pesquisa de mercado — fluxo de compromisso e cobrança
date: 2026-05-13
status: levantamento
players: Cliniko, SimplePractice, TherapyNotes
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## Contexto do produto

SaaS BR pra clínicas de psicologia, multi-tenant. Agenda + paciente + recorrência já funcionando. Invariante "cobrança emitida é imutável pelo dialog da agenda" já implementada (padrão SimplePractice). Auditando fase-a-fase o fluxo antes de fechar gaps. Restrições fiscais BR: PIX, NFS-e, LGPD.

Cross-links: [[recorrencia-agenda]], [[index]]

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## 1. Criação de compromisso SEM paciente

### Cliniko
- **Default:** existe entidade dedicada chamada **Unavailable block**. Não é appointment — não interfere em relatórios clínicos. Funciona como bloqueio puro de calendário (almoço, reunião, férias, manutenção).
- **Admin pode:** criar **Unavailable block types** customizados (nome, duração default, cor). Aceita arquivamento individual ("Archive" remove o bloco).
- **Fonte:** [Scheduling time off](https://help.cliniko.com/en/articles/1023892-scheduling-time-off), [Changing Your Calendar to Time Blocks](https://help.cliniko.com/en/articles/1024048-changing-your-calendar-to-time-blocks).

### SimplePractice
- **Default:** duas entidades distintas — **Calendar event** (cinza escuro, para reunião, supervisão, tempo pessoal) e **Out of office (OOO) block** (cinza claro, para indisponibilidade que deve bloquear request de agendamento). Calendar events também podem ser recorrentes.
- **Admin pode:** marcar evento como recorrente; OOO bloqueia automaticamente o widget de pedidos de horário online.
- **Fonte:** [Creating a calendar event](https://support.simplepractice.com/hc/en-us/articles/41930878513933-Creating-a-calendar-event), [Managing out of office blocks](https://support.simplepractice.com/hc/en-us/articles/41931023345165-Managing-out-of-office-blocks).

### TherapyNotes
- **Default:** dois tipos — **Scheduled Event** (atividade não-clínica: reunião, supervisão, treinamento; aparece no calendário do clínico) e **Unavailable** (vetar agendamento de pacientes em horários específicos: férias, almoço, compromisso pessoal). Ambos suportam descrição, duração e recorrência sem vincular paciente.
- **Admin pode:** decidir clínico-alvo, frequência (one-time ou recurring), texto livre.
- **Fonte:** [Schedule Non-Clinical Events](https://support.therapynotes.com/hc/en-us/articles/30661451456667-Schedule-Non-Clinical-Events), [Quick Start: Scheduling](https://support.therapynotes.com/hc/en-us/articles/30661279632539-Quick-Start-Scheduling).

**Convergência:** os 3 têm entidade não-clínica separada de "appointment" — nunca usam appointment-sem-paciente como hack.

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## 2. Criação de compromisso COM paciente

### Cliniko
- **Default:** appointment exige paciente + appointment type + data/hora + practitioner. Paciente pode ser criado on-the-fly direto do dialog do appointment com apenas nome (descrição/categoria são opcionais).
- **Admin pode:** definir custom patient fields opcionais; appointment type carrega billable items default associados.
- **Fonte:** [Booking an appointment](https://help.cliniko.com/en/articles/1024061-booking-an-appointment), [Set up appointment types](https://help.cliniko.com/en/articles/1023911-set-up-appointment-types).

### SimplePractice
- **Default:** appointment exige cliente. Existe entidade intermediária chamada **Prospective client / Inquiry** — perfil parcial usado pra leads vindos de contact form ou pedido online. Pode-se enviar intake antes mesmo de aceitar o appointment (perfil definitivo só nasce ao aceitar).
- **Admin pode:** mandar link de agendamento; criar task de follow-up; enviar intake; rodar prescreener; converter inquiry em client.
- **Fonte:** [Managing prospective clients on the Inquiries page](https://support.simplepractice.com/hc/en-us/articles/33726366744589-Managing-prospective-clients-on-the-Inquiries-page), [Adding a new client](https://support.simplepractice.com/hc/en-us/articles/12416306860429-Adding-a-new-client-and-navigating-your-Clients-and-contacts-list).

### TherapyNotes
- **Default:** appointment clínico exige client + clinician + appointment type + date. Cliente novo precisa pelo menos de **last name**; demais campos (DOB, endereço, e-mail, sexo administrativo, HIPAA acknowledgment) só viram obrigatórios quando se vai submeter claim de plano ou ativar portal.
- **Admin pode:** liberar last-name-only para um "stub client" que recebe billable items mas não é submetível a plano até completar cadastro.
- **Fonte:** [Add a New Client](https://support.therapynotes.com/hc/en-us/articles/30661347776539-Add-a-New-Client), [Schedule a Clinical Appointment](https://support.therapynotes.com/hc/en-us/articles/30661407698203-Schedule-a-Clinical-Appointment).

**Convergência:** todos aceitam appointment com cadastro de paciente mínimo. SimplePractice é o único com camada formal de "lead" pré-prontuário.

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## 3. Cobrança / fatura — quando é gerada?

### Cliniko
- **Default:** invoice é **explicitamente criada** pelo usuário a partir do appointment (botão "Create invoice" no card do compromisso). Não há geração automática no agendamento.
- **Admin pode:** vincular billable items / produtos a um appointment type, então o "Create invoice" já vem populado. Em fluxo de pagamento online, a invoice é gerada e marcada como paga automaticamente no momento do pagamento confirmando o appointment.
- **Fonte:** [Create an invoice](https://help.cliniko.com/en/articles/1023907-create-an-invoice), [Relate billable items and products to an appointment type](https://help.cliniko.com/en/articles/1023847-relate-billable-items-and-products-to-an-appointment-type).

### SimplePractice
- **Default:** geração **automática**, configurável globalmente entre Daily (overnight, à meia-noite do timezone da prática), Monthly ou Manual. Status do appointment determina se vira invoice: apenas appointments com status **Show**, **Late canceled** ou **No show** geram invoice automaticamente.
- **Admin pode:** escolher daily/monthly/manual em Settings → Client billing → Client billing documents. Recomendação oficial: Daily quando cobra na hora da sessão; Monthly quando fecha o mês.
- **Fonte:** [Setting up your billing and automations](https://support.simplepractice.com/hc/en-us/articles/207925643-Setting-up-your-billing-and-automations), [Managing appointment statuses and billing](https://support.simplepractice.com/hc/en-us/articles/360018410872-Managing-appointment-statuses-and-billing), [Best practices for time-of-session billing](https://support.simplepractice.com/hc/en-us/articles/115000837406-Best-practices-for-time-of-session-billing).

### TherapyNotes
- **Default:** billing line item é gerado **quando a nota da sessão é completada e assinada** pelo clínico. Cada appointment tem aba Billing acessível direto do dialog, mas o disparo de claim/invoice depende de note signed.
- **Admin pode:** configurar default billing method por payer; o To-Do list cria o lembrete pra submeter claim ou gerar CMS-1500 assim que a nota é assinada.
- **Fonte:** [Billing Overview](https://support.therapynotes.com/hc/en-us/articles/30661437130139-Billing-Overview), [Submit Electronic Claims](https://support.therapynotes.com/hc/en-us/articles/30661415430811-Submit-Electronic-Claims), [Quick Start: Billing](https://support.therapynotes.com/hc/en-us/articles/30661397280155-Quick-Start-Billing).

**Convergência:** ninguém cobra no momento de criar o appointment (futuro). Cliniko = manual sob demanda. SimplePractice = automático pós-sessão (status driven). TherapyNotes = automático pós-assinatura de nota (clinical-doc driven).

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## 4. Recorrência (séries) — billing

### Cliniko
- **Default:** repeating appointment (daily/weekly/fortnightly/monthly). Cada ocorrência é **appointment independente**; invoice continua sendo manual por ocorrência. Pra pacotes, recomenda usar **patient cases + account credit**: cobra o pacote inteiro upfront, o crédito fica no perfil do paciente e é consumido por cada invoice subsequente.
- **Admin pode:** decidir entre invoice-por-sessão (manual ou via pagamento online) ou pacote upfront via account credit.
- **Fonte:** [Book repeating appointments](https://help.cliniko.com/en/articles/1777286-book-repeating-appointments), [Tracking packages with patient cases and account credit](https://help.cliniko.com/en/articles/6477363-tracking-packages-with-patient-cases-and-account-credit).

### SimplePractice
- **Default:** série de até 100 ocorrências, recorrência semanal/mensal/anual. Cada ocorrência é independente para billing — invoice é criada na ocorrência conforme regra global daily/monthly. Editar uma ocorrência pergunta "just this one" ou "all in series". Ao deletar série inteira incluindo passado, **passa por cima** de ocorrências sem nota ou invoice anexada; ocorrências com invoice/nota são preservadas.
- **Admin pode:** ajustar fee de ocorrência já faturada via **fee adjustment invoice** (novo doc que ajusta o saldo, não toca a invoice original — esse é exatamente o padrão "cobrança emitida imutável" já adotado no projeto).
- **Fonte:** [Managing recurring appointments](https://support.simplepractice.com/hc/en-us/articles/41930568779021-Managing-recurring-appointments), [Creating invoices](https://support.simplepractice.com/hc/en-us/articles/207925663-Creating-invoices).

### TherapyNotes
- **Default:** recurring appointments indefinidos ou com data-fim. Cada ocorrência tem nota e billing independentes — billing line item nasce com a assinatura de cada nota individualmente.
- **Admin pode:** cancelar "só esta" ou "todas futuras" da série; alertas podem ser anexados à série inteira.
- **Fonte:** [Quick Start: Scheduling](https://support.therapynotes.com/hc/en-us/articles/30661279632539-Quick-Start-Scheduling).

**Convergência:** os 3 tratam ocorrência como unidade de billing. Pacote upfront é exceção (Cliniko via account credit). Nenhum gera "fatura única da série".

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## 5. No-show / cancelamento tardio

### Cliniko
- **Default:** plataforma não impõe fee; fornece ferramenta — terms of use no online booking + janela mínima de cancelamento (lock). Se paciente pagou full upfront online, ele **não consegue** cancelar pelo link; deposit parcial libera cancelamento.
- **Admin pode:** configurar minimum notice (várias opções entre "sem restrição" e "vários dias"); redigir política nos terms of use; aplicar fee manualmente via invoice.
- **Fonte:** [Restrict when a patient can cancel an appointment](https://help.cliniko.com/en/articles/1150562-restrict-when-a-patient-can-cancel-an-appointment), [Let patients cancel their appointments](https://help.cliniko.com/en/articles/1023945-let-patients-cancel-their-appointments).

### SimplePractice
- **Default:** statuses formais — **No show** e **Late canceled** (ambos billable, ambos geram invoice como qualquer Show quando auto-billing está ativo). Cancelamento dentro da janela permitida vira status não-billable.
- **Admin pode:** definir janela (24h ou 48h são presets) em Settings; statuses vão pra Client billing summary; appointments late-canceled aparecem em vermelho no calendário.
- **Fonte:** [Setting up your practice's cancellation policy](https://support.simplepractice.com/hc/en-us/articles/360046771271-Setting-up-your-practice-s-cancellation-policy), [Managing appointment statuses and billing](https://support.simplepractice.com/hc/en-us/articles/360018410872-Managing-appointment-statuses-and-billing).

### TherapyNotes
- **Default:** **Missed Appointment Note** dedicada — registra ausência e tem checkbox que automaticamente cria billing line item para fee de cancelamento. TherapyPortal mostra warning ao paciente quando ele tenta cancelar fora da janela.
- **Admin pode:** habilitar/desabilitar criação automática de fee; configurar valor; texto da política aparece no portal.
- **Fonte:** [Complete a Missed Appointment Note](https://support.therapynotes.com/hc/en-us/articles/30661183276315-Complete-a-Missed-Appointment-Note), [TherapyNotes 4.15 release notes](https://blog.therapynotes.com/version-4-15).

**Convergência:** todos têm conceito de "cobrar pelo no-show". SimplePractice é o mais automatizado (status billable triggera invoice junto com os outros). TherapyNotes é o mais explícito (note dedicada + checkbox). Cliniko é o mais manual.

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## 6. Reembolso / cancelamento de cobrança emitida

### Cliniko
- **Default:** invoice criada por engano pode ser **arquivada** (Archive button). **Número fiscal não retorna** — invoice 000001 arquivada não pode ser reemitida com o mesmo número. Reembolso real usa botão **Reverse** que cria credit note com itens negativos; usuário escolhe **Create credit & refund** (devolve dinheiro) ou **Create credit** (vira account credit). Para desfazer um refund, arquiva-se a credit note.
- **Fonte:** [Archive an invoice](https://help.cliniko.com/en/articles/1359931-archive-an-invoice), [Recording refunds: an overview](https://help.cliniko.com/en/articles/4372587-recording-refunds-an-overview), [Undo a refund](https://help.cliniko.com/en/articles/4521200-undo-a-refund).

### SimplePractice
- **Default:** invoice paga **não deve ser deletada** (deletar quebra alocação de pagamento). Refund full ou parcial é fluxo separado. Pagamentos cash/check/external podem ser deletados se foram erro; pagamento online com cartão não pode ser deletado, só refunded. Para mudar fee de invoice já emitida, usa **fee adjustment invoice** (novo doc com diff).
- **Fonte:** [Navigating client payments](https://support.simplepractice.com/hc/en-us/articles/8497757602957-Navigating-client-payments), [Managing unallocated client payments](https://support.simplepractice.com/hc/en-us/articles/42078634883469-Managing-unallocated-client-payments).

### TherapyNotes
- **Default:** **deletar pagamento ≠ refund** — deletar só remove o registro, não devolve dinheiro. Refund usa botão **Enter Refund** no Patient Accounting do tab Billing. Refund de payer (plano) tem opção dedicada que marca valor negativo automaticamente.
- **Fonte:** [Edit, Delete and Refund Client Payments](https://support.therapynotes.com/hc/en-us/articles/30661497068443-Edit-Delete-and-Refund-Client-Payments).

**Convergência:** os 3 distinguem "anular registro" de "estornar dinheiro". Os 3 preservam histórico fiscal (Cliniko via número não-reaproveitável + credit note; SimplePractice via fee adjustment; TherapyNotes via refund line item). Padrão "cobrança imutável" do projeto está alinhado com o estado da arte.

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## Tabela comparativa 3 × 6

| Etapa | Cliniko | SimplePractice | TherapyNotes |
|---|---|---|---|
| 1. Compromisso sem paciente | Unavailable block (tipos customizáveis) | Calendar event + OOO block (2 entidades) | Scheduled Event + Unavailable (2 tipos) |
| 2. Compromisso com paciente | Quick-create paciente (nome basta) | Lead (Inquiry) → cliente formal | Last name basta; demais campos só pra claim |
| 3. Quando gera cobrança | Manual via botão no appointment | Automático overnight (Daily/Monthly/Manual) condicionado a status billable | Quando nota da sessão é assinada |
| 4. Recorrência billing | Ocorrência individual ou pacote upfront (account credit) | Série até 100; ocorrência individual; fee adjustment para edit pós-fatura | Ocorrência individual; billing nasce na assinatura de cada nota |
| 5. No-show / late cancel | Política em terms of use; lock manual | Statuses billable (No show / Late canceled); janela 24h/48h | Missed Appointment Note com checkbox auto-fee |
| 6. Refund / cancel cobrança | Archive + Reverse → credit note | Não deletar invoice paga; fee adjustment + refund | Enter Refund (delete ≠ refund) |

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## Consenso de mercado

1. **Bloqueio de tempo é entidade própria**, separada de appointment. Nunca um appointment "sem paciente".
2. **Cadastro mínimo de paciente** (1 campo) é aceito; campos pesados só ficam obrigatórios na hora de cobrar plano ou ativar portal.
3. **Recorrência cria ocorrências independentes** para billing; nenhum gera "fatura única da série".
4. **Edit de uma ocorrência pergunta "esta / todas / futuras"** — padrão consagrado.
5. **Cobrança nunca é gerada na criação do appointment futuro** — sempre depois (sessão, status, nota, ou trigger manual).
6. **Cobrança emitida é imutável**; ajustes vêm via documento novo (credit note, fee adjustment invoice, refund line item). Validação direta do invariante do projeto.
7. **Deletar pagamento ≠ reembolsar dinheiro** — distinção explícita nos 3.
8. **Janela de cancelamento configurável + política em texto livre** é o mínimo.

## Divergência

- **Quem aciona a cobrança:** Cliniko = humano clica. SimplePractice = job overnight via status. TherapyNotes = assinatura de nota clínica. Três paradigmas distintos.
- **Lead / prospect:** SimplePractice tem entidade formal (Inquiry). Cliniko e TherapyNotes esperam o paciente já ter perfil mínimo.
- **No-show fee:** SimplePractice = mais automatizado (status billable). TherapyNotes = mais auditável (note dedicada). Cliniko = mais manual.
- **Pacote upfront:** Cliniko documenta explicitamente via account credit. SimplePractice/TherapyNotes não têm pacote nativo — cobram ocorrência a ocorrência.
- **Reaproveitamento de número de invoice arquivada:** Cliniko proíbe (alinhado com fiscal BR via NFS-e). Outros não documentam regra equivalente.

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## Perguntas-chave pro produto decidir

1. **O que dispara a cobrança no fluxo padrão?**
   a) Manual (humano clica) — máxima auditabilidade, exige disciplina (Cliniko).
   b) Job automático com base em status do appointment (SimplePractice) — pouco atrito, dependente de status estar correto.
   c) Assinatura de nota da sessão (TherapyNotes) — vincula clínica e financeira, atrasa cobrança se nota demora.
   **Trade-off:** quanto mais automático, menos atrito mas mais risco de cobrança errada; quanto mais manual, mais fricção mas auditoria perfeita.

2. **Devemos ter conceito formal de "lead/contato" antes de prontuário?**
   a) Sim — entidade Inquiry separada com pipeline (modelo SimplePractice).
   b) Não — paciente nasce na quick-create do agendamento com nome só (modelo Cliniko/TherapyNotes).
   **Trade-off:** Inquiry casa com funil comercial mas duplica entidade; quick-create é simples mas dificulta funil de pré-vendas.

3. **Recorrência cobra cada ocorrência ou suporta pacote upfront?**
   a) Só ocorrência individual (SimplePractice/TherapyNotes).
   b) Suporta também pacote upfront com saldo (Cliniko via patient case + account credit).
   **Trade-off:** pacote upfront atende prática que vende "10 sessões antecipado"; ocorrência-a-ocorrência casa direto com NFS-e brasileira (1 nota por serviço).

4. **No-show vira invoice automática ou exige ação manual?**
   a) Automático — status "No show" / "Late canceled" entram no auto-billing como Show (SimplePractice).
   b) Semi — note dedicada com checkbox que controla geração (TherapyNotes).
   c) Manual — admin cria invoice de no-show à mão (Cliniko).
   **Trade-off:** automático reduz perda mas pode constranger paciente sem revisão; manual exige rotina disciplinada.

5. **Edição de uma ocorrência de série recorrente: o que faz com cobrança já emitida?**
   a) Bloqueia edição (invariante atual — alinhado com SimplePractice "fee adjustment invoice" preservando original).
   b) Permite edição com nova cobrança suplementar (delta).
   c) Permite edição e refaz a cobrança (cancela + recria).
   **Trade-off:** opção a é a mais defensável fiscalmente (NFS-e já transmitida não pode ser silenciosamente mutada); b atende UX; c é perigoso mas familiar.

6. **Janela de cancelamento: presets ou livre?**
   a) Presets (24h / 48h) com texto da política livre (SimplePractice).
   b) Configuração granular por appointment type (Cliniko).
   c) Cliente final só vê warning, sem lock (TherapyNotes).
   **Trade-off:** presets cobrem 90% dos casos; granular casa com clínica que tem terapia de grupo + casal + individual com janelas diferentes.

7. **Reembolso preserva o documento fiscal original?**
   a) Sim, sempre — credit note nova, número fiscal original nunca volta (Cliniko + alinhado com NFS-e brasileira: cancelamento ≠ deletar).
   b) Sim, mas via fee adjustment que não toca a invoice (SimplePractice).
   c) Sim, refund é line item separado (TherapyNotes).
   **Trade-off:** modelo brasileiro de NFS-e exige (a) ou (c); SimplePractice (b) só funciona em mercados sem NF transmitida por API.

8. **Pagamento via PIX (e cartão online) confirma e marca invoice paga automaticamente?**
   a) Sim — pagamento confirmado dispara appointment confirmado + invoice paga (Cliniko online payment).
   b) Pagamento é entidade separada que pode ser alocada/desalocada (SimplePractice).
   **Trade-off:** auto-confirm é UX premium mas exige tolerância a falhas de webhook do PSP; pagamento desalocado é seguro mas exige conciliação.

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## Implicações imediatas pro projeto

- O invariante "cobrança emitida é imutável" já implementado é consenso de mercado — manter.
- "Compromisso sem paciente" precisa virar entidade própria (block/event), não um appointment com paciente null. Ver [[recorrencia-agenda]] para integração com expansão de série.
- Recorrência por ocorrência individual é o caminho seguro (cabe em NFS-e). Pacote upfront fica para fase 2.
- Disparo de cobrança: avaliar híbrido SimplePractice (status-driven) + TherapyNotes (note-signed), com fallback manual estilo Cliniko.
- Perguntas 1, 4, 5, 7, 8 são pré-requisito pra fechar o gap atual de billing antes de F1 de fiscal.
